Abstrak
Konsep sistem produksi dan operasi yang diterapkan perusahaan saat
ini, baik manufaktur maupun jasa sudah saatnya harus memperhatikan
elemen di luar perusahaan yang bersangkutan. Artinya, mengelola elemen
input, proses transformasi, dan output saja tidak akan cukup memberikan
value kepada konsumen. Oleh karenanya elemen supplier dan konsumen (baik
distributor maupun konsumen akhir) juga menjadi bagian yang harus
dikelola perusahaan.
Supply Chain Management (SCM) sebagai suatu pendekatan terpadu yang
meliputi seluruh proses manajemen material, memberikan orientasi kepada
proses untuk menyediakan, memproduksi, dan mendistribusikan produk
kepada konsumen.
Konteks material dalam pengertian SCM tentunya tidak
hanya meliputi bahan baku dan output (barang jadi) saja, tetapi juga
termasuk bahan pembantu, komponen, suku cadang, work in process (barang
setengah jadi) maupun berbagai jenis perlengkapan (supplies) yang
digunakan untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan secara
menyeluruh.
Bagi perusahaan yang masih memberikan perhatian terhadap pentingnya
persediaan material, penerapan SCM akan memberikan kontribusi terhadap
pengurangan biaya persediaan yang meliputi biaya penyimpanan, pemesanan,
dan stockout. Sedangkan untuk perusahaan yang menggunakan konsep just
in time atau JIT (penerapan di Indonesia pada umumnya dengan sistem
cluster), konsep SCM mutlak untuk diterapkan. Selain mampu mengeliminasi
biaya penyimpanan, juga dapat mereduksi biaya kualitas yang ditimbulkan
oleh adanya cacat produk maupun cacat proses. Di sisi lain, untuk
industri penghasil produk general yang memiliki karakteristik relatif
sulit untuk melakukan inovasi desain produk dari aspek fisik (content
maupun kemasan), maka penerapan SCM akan memberikan value kepada
konsumen dalam hal availability dan kecepatan layanan. Sehingga konsumen
akan merasakan suatu keunggulan dari produk tersebut, meskipun secara
fisik relatif sama dengan produk lain.
Secara umum manfaat SCM bagi perusahaan adalah: pertama, SCM secara
fisik dapat mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi dan
mengantarkannya kepada konsumen akhir. Kedua, SCM berfungsi sebagai
mediasi pasar, yaitu memastikan apa yang dipasok oleh rantai suplai
mencerminkan aspirasi pelanggan atau konsumen akhir tersebut.
Untuk dapat menerapkan SCM secara efektif, perusahaan harus mampu
menyediakan dan mengelola database terkait yang memadai (lengkap dan
akurat) serta membangun partnership dengan supplier maupun distributor
yang terpilih. Pada akhirnya SCM secara menyeluruh dapat menciptakan
sinkronisasi dan koordinasi aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan
aliran material baik di dalam maupun di luar perusahaan.
Perkembangan Lingkungan Industri
Perkembangan lingkungan industri yang dinamis pada era global seperti
sekarang ini menjadi pemicu bagi banyak organisasi perusahaan untuk
menggali potensi yang dimiliki, serta mengidentifikasi faktor kunci
sukses untuk unggul dalam persaingan yang semakin kompetitif. Teknologi
yang juga berkembang pesat menjadi sebuah kekuatan untuk diterapkan
dalam iklim persaingan. Usaha-usaha yang dilakukan pada akhirnya
diarahkan untuk memberikan produk terbaik kepada konsumen.
Konteks produk yang ditawarkan perusahaan kepada konsumen dalam
pengertian manajemen produksi dan operasi adalah kombinasi produk barang
dan jasa. Industri manufaktur tidak akan dapat bersaing apabila produk
yang ditawarkan murni hanya barang, dan industri jasapun juga tidak
memiliki daya tarik apabila yang ditawarkan kepada konsumen murni berupa
layanan. Keberhasilan perusahaan dalam memberikan produk terbaik kepada
konsumen meliputi kombinasi di antara keduanya, yaitu barang dan jasa
dalam porsi masing-masing yang ideal menurut perusahaan.
Menyajikan produk dalam arti luas tersebut merupakan tantangan
sekaligus peluang bagi sistem produksi operasi yang harus dijalankan
perusahaan. Mulai dari mengidentifikasi selera konsumen sampai dengan
mengupayakan seluruh kebutuhan input dari pemasok untuk memproduksi dan
mendistribusikan produk tersebut sesuai dengan selera konsumen yang
dibidik.
Pada dasarnya konsumen mengharapkan dapat memperoleh produk yang
memiliki manfaat pada tingkat harga yang dapat diterima. Untuk
mewujudkan keinginan konsumen tersebut maka setiap perusahaan berusaha
secara optimal untuk menggunakan seluruh asset dan kemampuan yang
dimiliki untuk memberikan value terhadap harapan konsumen. Implementasi
upaya ini tentunya menimbulkan konsekuensi biaya yang berbeda di setiap
perusahaan termasuk para pesaingnya.
Untuk dapat menawarkan produk yang menarik dengan tingkat harga yang
bersaing, setiap perusahaan harus berusaha menekan atau mereduksi
seluruh biaya tanpa mengurangi kualitas produk maupun standar yang sudah
ditetapkan. Salah satu upaya untuk mereduksi biaya tersebut adalah
melalui optimalisasi distribusi material dari pemasok, aliran material
dalam proses produksi sampai dengan distribusi produk ke tangan
konsumen. Distribusi yang optimal dalam hal ini dapat dicapai melalui
penerapan konsep Supply Chain Management (SCM). SCM sesungguhnya bukan
merupakan suatu konsep yang baru. Menurut Jebarus (2001) SCM merupakan
pengembangan lebih lanjut dari manajemen distribusi produk untuk
memenuhi permintaan konsumen. Konsep ini menekankan pada pola terpadu
yang menyangkut proses aliran produk dari supplier, manufaktur, retailer
hingga kepad konsumen. Dari sini aktivitas antara supplier hingga
konsumen akhir adalah dalam satu kesatuan tanpa sekat pembatas yang
besar, sehingga mekanisme informasi antara berbagai elemen tersebut
berlangsung secara transparan.SCM merupakan suatu konsep menyangkut pola
pendistribusian produk yang mampu menggantikan pola-pola
pendistribusian produk secara optimal. Pola baru ini menyangkut
aktivitas pendistribusian, jadual produksi, dan logistik
Integrated Supply Chain
Semua perusahaan memerlukan sesuatu yang sangat ekonomis guna
melakukan kegiatan memproduksi untuk memperoleh keuntungan. Untuk
mencapai keinginan tersebut, kelancaran arus material yang diperlukan
pasti melibatkan lebih dari satu rantai pasokan. Faktor kritis dalam
rantai pasokan yang efisien adalah pembelian, karena tugas pembeliaan
untuk menyeleksi pemasok (berikut materialnya) dan kemudian membangun
hubungan yang saling menguntungkan. Tanpa pemasok yang baik dan tanpa
pembelian yang memadai, rantai pasokan tidak akan memiliki peran untuk
kondisi pasar pada masa seperti sekarang ini. SCM diperlukan oleh
perusahaan yang sudah mengarah pada pengelolaan dengan sistem just in
time, karena konsep just in time sangat menekankan ketepatan waktu
kedatangan material dari pemasok sampai ke tangan konsumen sesuai dengan
yang ditetapkan. Artinya, kedisiplinan dan komitmen seluruh mata rantai
harus benarbenar dilaksanakan, karena sistem just in time tidak
menekankan pada persediaan atau zero inventory. Sehingga apabila terjadi
penyimpangan pada salah satu mata rantai saja, maka akan mengganggu
pasokan material secara keseluruhan dan menghambat kelancaran tugas dari
mata rantai yang lain, karena tidak adanya persediaan. Untuk kondisi di
Indonesia sistem just in time akan berhasil kalau mata rantai terkait
berada dalam satu cluster.
Bagi perusahaan yang masih mementingkan persediaan karena
karakteristik material (misalnya faktor musiman) atau sebagai langkah
antisipatif untuk menyiasati lingkungan industri yang tidak stabil, SCM
juga diperlukan. Peran SCM untuk jenis perusahaan ini adalah menekan
biaya persediaan, karena persediaan yang tidak optimal akan menimbulkan
dampak biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya backorder (apabila
terjadi stockout).
Baik perusahaan yang menerapkan sistem just in time maupun yang masih
mementingkan persediaan, SCM yang dilaksankan akan lebih optimal
apabila diterapkan secara terintegrasi oleh seluruh mata rantai pasokan
yang terkait.
Menerapkan konsep SCM secara menyeluruh dan terintegrasi tentu bukan
merupakan hal yang mudah dilakukan perusahaan. Kesulitan akan banyak
dialami dalam kaitan dengan lingkungan eksternal yaitu hubungan dengan
supplier dan distributor serta konsumen akhir. Hal ini dapat terjadi
karena lingkungan eksternal relatif berada di luar kendali perusahaan,
sehingga perlu upaya kedua belah pihak untuk mencapai komitmen menjadi
mata rantai yang saling berkoordinasi untuk menyalurkan seluruh
kebutuhan material sesuai yang dibutuhkan.
Sekilas konsep SCM memiliki kesamaan dengan manajemen logistic,
karena keduanya mengelola arus baarang dan jasa melalui pembelian,
pergerakan, penyimpanan, adminitrasi, dan penyaluran barang. Selain itu
baik SCM maupun manajemen logistic juga memiliki kesamaan dalam hal
peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan barang.
Perbedaan SCM dengan manajemen logistic terletak pada orientasinya. SCM
mengusahakan hubungan dan koordinasi antar proses dari
perusahaan-perusahaan lain dalam business pipelines, mulai dari
suppliers sampai kepada pelanggan juga mengutamakan arus barang antar
perusahaan, sejak paling hulu sampai paling hilir. Sedangkan manajemen
logistic berorientasi pada perencanaan dan kerangka kerja yang
menghasilkan rencana tunggal arus barang dan informasi di seluruh
perusahaan, jadi lebih terfokus pada pengelolaan termasuk arus barang
dalam perusahaan.
Dalam perkembangannya, SCM telah banyak mengalami evolusi yang dapat
digambarkan dalam 4 (empat) tahap sebagai berikut (Indrajit dan
Djokopranoto, 2002) :
- Tahap 1, dalam tahap 1 ada semacam kesendirian dan
ketidak-salingtergantungan fungsi produksi dan fungsi logistic. Mereka
menjalankan program-program sendiri yang terlepas satu sama lain
(in-complete isolation). Contohnya adalah bagian produksi yang hanya
memikirkan bagaimana membuat barang sesuai dengan mutu dan yang telah
ditetapkan, dan sama sekali tidak mau ikut memikirkan penumpukan
inventory dan penggunaan ruang gudang yang menimbulkan biaya persediaan
yaitu biaya simpan.
- Tahap 2, dalam tahap 2 perusahaan sudah mulai menyadari pentingnya
integrasi perencanaan walaupun dalam bidang yang masih terbatas, yaitu
di antara fungsi internal yang paling berdekatan, misalnya produksi
dengan inventory control dan functional integration yang lain.
- Tahap 3, dalam tahap 3 integrasi perencanaan dan pengawasan atas
semua fungsi yang terkait dalam satu perusahan (internal integration).
- Tahap 4, dalam tahap 4 menggambarkan tahap sebenarnya dari suplly
chain integration, yaitu integrasi total dalam konsep perencanaan,
pelaksanaan, dan pengawasan (manajemen) yang telah dicapai dalam tahap 3
dan diteruskan ke upstreams yaitu suppliers dan downsterams sampai ke
pelanggan.
Evolusi SCM yang telah mencapai tahap keempat tersebut menunjukkan
suatu integrasi yang menyeluruh di antara seluruh komponen terkait
sehingga menuntut adanya transparansi arus informasi. Strategi kemitraan
dapat digunakan untuk mewujudkan kelancaran arus pasokan material dari
pemasok sampai distributor hingga ke tangan konsumen. Dengan startegi
kemitraan maka perlu mengembangkan komunikasi di antara semua pihak
terkait, sehingga komunikasi arus informasi maupun data yang dibutuhkan
akan lebih lancar.
Manfaat SCM
Secara umum penerapan konsep SCM dalam perusahaan akan memberikan
manfaat yaitu (Jebarus, 2001) kepuasan pelanggan, meningkatkan
pendapatan, menurunnya biaya, pemanfaatan asset yang semakin tinggi,
peningkatan laba, dan perusahaan semakin besar.
- Kepuasan pelanggan. Konsumen atau pengguna produk merupakan target
utama dari aktivitas proses produksi setiap produk yang dihasilkan
perusahaan. Konsumen atau pengguna yang dimaksud dalam konteks ini
tentunya konsumen yang setia dalam jangka waktu yang panjang. Untuk
menjadikan konsumen setia, maka terlebih dahulu konsumen harus puas
dengan pelayanan yang disampaikan oleh perusahaan.
- Meningkatkan pendapatan. Semakin banyak konsumen yang setia dan
menjadi mitra perusahaan berarti akan turut pula meningkatkan pendapatan
perusahaan, sehingga produk-produk yang dihasilkan perusahaan tidak
akan ‘terbuang’ percuma, karena diminati konsumen.
- Menurunnya biaya. Pengintegrasian aliran produk dari perusahan
kepada konsumen akhir berarti pula mengurangi biaya-biaya pada jalur
distribusi.
- Pemanfaatan asset semakin tinggi. Aset terutama faktor manusia akan
semakin terlatih dan terampil baik dari segi pengetahuan maupun
keterampilan. Tenaga manusia akan mampu memberdayakan penggunaan
teknologi tinggi sebagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan SCM.
- Peningkatan laba. Dengan semakin meningkatnya jumlah konsumen yang
setia dan menjadi pengguna produk, pada gilirannya akan meningkatkan
laba perusahaan.
- Perusahaan semakin besar. Perusahaan yang mendapat keuntungan dari
segi proses distribusi produknya lambat laun akan menjadi besar, dan
tumbuh lebih kuat.
Keenam manfaat yang sudah dijelaskan seperti tersebut di atas
merupakan manfaat tidak langsung. Secara umum, manfaat langsung dari
penerapan SCM bagi perusahaan adalah :
- SCM secara fisik dapat mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi
dan mengantarkannya kepada konsumen akhir. Manfaat ini menekankan pada
fungsi produksi dan operasi dalam sebuah perusahaan. Dalam fungsi ini
dilakukan penggunaan dari seluruh sumber daya yang dimilki dalam sebuah
proses transformasi yang terkendali, untuk memberikan nilai pada produk
yang dihasilkan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan
mendistribusikannya kepada konsumen yang dibidik.
- SCM berfungsi sebagai mediasipasar, yaitu memastikan apa yang
dipasok oleh rantai suplai mencerminkan aspirasi pelanggan atau konsumen
akhir tersebut. Dalam hal ini fungsi pemasaran yang akan berperan.
Melalui pelaksanaan SCM, pemasaran dapat mengidentifikasi produk dengan
karakteristik yang diminati konsumen. Selanjutnya fungsi ini harus mampu
mengidentifikasi seluruh atribut produk yang diharapkan konsumen
tersebut dan mengkomunikasikan kepada perancang produk. Apabila seleksi
rancangan produk sudah dilakukan dan dilakukan pengujian maka produk
dapat diproduksi. Sehingga SCM akan berperan dalam memberikan manfaat
seperti point 1 tersebut.
Persyaratan Penerapan SCM
Sebagai suatu konsep yang melibatkan banyak pihak sebagai mata
rantai, SCM menuntut beberapa persyaratan yang tidak hanya terkait
dengan material, tetapi juga informasi. Syarat utama dari penerapan SCM
tentunya dukungan manajemen. Manajemen semua level dari strategis sampai
operasional harus memberikan dukungan mulai dari proses perencanaan,
pengorganisasian, koordinasi, pelaksanaan, sampai pengendalian. Selain
dukungan manajemen, syarat lain merupakan syarat yang melibatkan faktor
eksternal yaitu pemasok dan distributor. Sebelum membangun komitmen dan
melaksanakan ‘kontrak kerja’ dengan para pemasok, maka perusahaan
terlebih dahulu harus melaksanakan evaluasi pemasok. Sebagi catatan,
melaksanakan evaluasi pemasok untuk pemasok yang ‘bermain’ dalam pasar
yang monopoli tentunya sulit dan tidak bias dilaksanakan, sehingga yang
perlu dilakukan untuk kondisi ini adalah membangun kemitraan dalam suatu
kesepakatan.
Evaluasi pemasok dilakukan apabila untuk material yang sama dapat
diperoleh lebih dari satu alternatif pemasok. Setidaknya ada tiga
kriteria dalam melakukan evaluasi pemasok, yaitu : keadaan umum pemasok,
keadaan pelayanan, dan keadaan material. Beberapa contoh indikator dari
setiap kriteria evaluasi pemasok adalah sebagai berikut (Gaspersz,
2002) :
1. Keadaan umum pemasok
- Ukuran atau kapasitas produksi
- Kondisi financial
- Kondisi operasional
- Fasilitas riset dan desain
- Lokasi geografis
- Hubungan dagang antar industri
2. Keadaan pelayanan
- Waktu penyerahan material
- Kondisi kedatangan material
- Kuantitas pemesanan yang ditolak
- Penanganan keluhan dari pembeli
- Bantuan teknik yang diberikan
- Informasi harga yang diberikan
3. Keadaan material
- Kualitas material
- Keseragaman material
- Jaminan dari pemasok
- Keadaan pengepakan (pembungkusan)
Dari ketiga kriteria tersebut, bobot (berdasarkan tingkat
kepentingan) yang terbesar diberikan pada kriteria keadaan material,
karena keadaan material akan mempengaruhi kinerja fungsi produksi dan
operasi khususnya kualitas produk. Selanjutnya dilakukan penilaian untuk
setiap indikator dan dihitung total skor-nya.
Syarat berikutnya adalah pemilihan distributor sebagai perantara
produk perusahaan sampai ke tangan konsumen akhir. Intensitas saluran
distribusi yang ideal bagi suatu perusahaan adalah bagaimana menyajikan
jenis produk secara luas dalam pemuasan kebutuhan konsumen
(Sitaniapessy, 2001). Penggunaan distributor yang terlalu sedkit dapat
membatasi penyebaran jenis produk dalam aktivitas pemasaran. Sebaliknya,
penggunaan distributor yang terlalu banyak dapat mengganggu brand image
dalam posisinya berkompetisi. Satu kunci yang penting dalam mengelola
saluran distribusi adalah menentukan berapa banyak saluran distribusi
yang dikembangkan serta membentuk suatu pola kemitraan yang menunjang
pemasaran suatu produk dalam area pemasaran tertentu.
Satu lagi persyaratan yang penting dalam penerapan SCM adalah
transparansi arus informasi. Untuk dapat mendukung arus informasi yang
transparan dari seluruh mata rantai yang terlibat dalam SCM diperlukan
komitmen (dapat dicapai melalui kemitraan dan kesepakatan) disertai
dengan ketersediaan database. Konsep database yang dimaksud dalam hal
ini bukan hanya kumpulan data yang dikelola dan dikendalikan secara
terpusat, melainkan data tersebut harus memenuhi lima kriteria sebagai
berikut :
- Ketersediaan, kapanpun diperlukan harus tersedia disertai dengan kemudahan akses.
- Kemampuan dipergunakan untuk berbagi kebutuhan terkait
- Kemampuan data untuk selalu berkembang dalam konteks yang efektif
- Jumlah data tidak tergantung kondisi fisik penyimpan data (penyimpan data yang harus menyesuaikan jumlah data)
- Konsistensi dan validitas data
Tantangan Penerapan SCM
Meskipun SCM memiliki banyak manfaat dalam menjalankan sistem
produksi dan operasi di perusahaan, tetapi ada beberapa tantangan yang
harus dihadapi dan disikapi oleh perusahaan apabila akan menerapkannya.
Tantangan yang pertama berasal dari lingkungan makro dan juga lingkungan
eksternal. Misalnya saja trend perekonomian global yang menunjukkan
adanya kecenderungan inflasi, khususnya di Indonesia. Hal ini disebabkan
karena persaingan di tingkat global memang sangat meningkat. Selain itu
juga kecenderungan konsumen perilaku konsumen yang menunjukkan sikap
terlalu rumit dan banyak menuntut. Faktor eksternal lain adalah
perkembangan teknologi. Perkembangan teknologi yang terkait dengan
teknologi informasi sedapat mungkin diadaptasi oleh
perusahaan-perusahaan yang menerapkan SCM sehingga dapat mengelola
informasi yang bergerak sangat cepat untuk menanggapi perpindahan
produk. Sehingga sangat perlu bagi perusahaan yang menerapkan SCM untuk
memiliki peralatan fungsional seperti (Watanabe, 2001) :
- Demand management / forecasting
- Advanced planning and scheduling
- Transportation management
- Distribution and deployment
- Production planning
- Available to promise
- Supply Chain Modeler
- Optimizer (Linier programming, non linier programming, heuristic, dan genetic algorithm)
Selain tantangan-tantangan tersebut, tantangan yang juga sering
dihadapi khususnya negara berkembang adalah masalah infrastruktur
termasuk birokrasi yang rumit. Masalah ini akan memberikan dampak yang
signifikan terhadap tantangan SCM yang lain, yaitu teknologi informasi.
Di sisi lain, ada juga tantangan yang dapat digolongkan dalam
lingkungan mikro atau di lingkungan perusahaan itu termasuk
stakeholdernya. Misalnya saja pengukuran kinerja tidak didefinisikan
dengan baik. Setiap channel menggunakan ukuran sendirisendiri, dan tidak
ada perhatian untuk membuat keterkaitan dalam model matriks yang
mengukur kinerja rantai secara keseluruhan.
Terkait dengan manajemen persediaan, kadang-kadang kebijakan
persediaan terlalu sederhana, faktor-faktor ketidakpastian
diperhitungkan dalam pembuatan kebijakan-kebijakan tersebut,
kadang-kadang terlalu statis. Selain itu terkadang pemahaman terhadap
konsep SCM tidak lengkap, fokusnya sering berorientasi pada operasi
internal saja, tidak dapat membedakan antara pelayanan terhadap
intermediate consumers dengan end consumers. Untuk mengatasi tantangan
tersebut, terlebih dahulu perusahaan harus melakukan perbaikan dan
membangun komitmen di lingkungan internal perusahaan tersebut, baru
kemudian membangun kemitraan dan komitmen dengan mata rantai lain di
lingkungan eksternal. Satu hal yang juga penting dalam mengatasi
tantangan untuk penerapan SCM adalah mengelola informasi dalam sebuah
sistem yang harus mendukung proses pengambilan keputusan di wilayah
penerapan SCM.
Sumber:
Agustine Eva Maria S, SE., MM
* Staf Pengajar Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Unika Soegijapranata Semarang
.jpg){kind=link}